通过Hubspot会议自动安排女士团队会议

2020年9月25日|通过 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

到了2020年9月,你们中的大多数人可能都在安排与客户,承包商,顾问,朋友甚至是家人的虚拟会议,这是前所未有的。自大约6个月前COVID在全球开始影响我们的生活以来,许多组织就争先恐后地想出如何将他们与潜在客户和客户的许多互动过渡到在线会议和协作的方式。在About Inbound,我们认为不断测试和尝试新的业务应用很重要 这样我们就可以将与Hubspot结合使用的软件最适合他们的需求的建议提供给客户最佳的建议。由于Microsoft最近在其团队和 团队会议 功能,我们决定是时候测试是否可以将Teams Meetings与Hubspot会议直接集成以替换我们到Skype的链接了。简而言之,答案是否定的。目前不可能,但将来可能。在调查这件事时,我的IT顾问过去开始了,我决定偷偷摸摸,看看为什么不这样做,是否有任何变通办法,什么是最佳的。这些挑战是我深入了解并了解不同营销技术和IT工具正在发生的事情的重要原因。经过一番研究和测试后,我在Hubspot会议和Office 365 Teams会议周围撰写了一篇文章。我将讨论它们的用途,以及为什么将它们集成在一起或将Hubspot会议与另一个在线会议工具一起使用会非常强大。 

 Hubspot Meetings计划功能的强大功能: 

Hubspot很久了 提供了一种方法,允许新联系人直接从您的网站安排与销售代表的会议。该工具将自动显示销售代表何时免费以及潜在客户预订时,约会将  直接显示在关联的日历中。简而言之,Hubspots会议功能非常适合消除新客户与销售代表之间的首次通话中的摩擦。 如果您使用Hubspot工具与客户端进行交互,但不了解此功能,但我们建议您先看看这些工具。 

在About Inbound上,我们已经使用Hubspot的会议功能已有很多年了,它极大地帮助我们提供了一条畅通无阻的途径,可以与感兴趣的各方进行语音或视频对话。我们使用Hubspot会议功能 提供建议,安排与新客户的通话并将其与Hubspot自动化相结合,使他们能够向我们提供有关他们需要我们帮助的挑战的更多信息。 Hubspot会议可以与号召性用语按钮,表单以及所有其他常见的转换方法一起使用。 Hubspot提供了Zoom和其他在线会议工具的集成,因此您可以自动发送在线会议链接以及后续电子邮件中发出的邀请。当然,如果您有一个链接,可以让他人拨打电话(例如Skype),您也可以在后续电子邮件的正文中添加该链接。 这意味着安排和创建在线会议的整个过程可以完全自动化。不幸的是,这还不能通过Microsoft Teams会议来完成。 

使用Hubspot会议直接从您的网站安排自动会议

为什么使用Microsoft团队和Hubspot会议来自动化新客户会议会很棒:

尽管在Covid-19锁定开始之初,Zoom在其会议平台上掀起了波澜,但Microsoft团队的Meetings使用率最近却直线上升。截至2020年6月14日, 微软团队的使用增长了894% 与2月17日这一周的基本使用情况相比。同期,Zoom的使用量增长了677%。其大量使用Microsoft Meetings的原因有很多。许多企业公司已经使用Microsoft Office 365向其团队提供电子邮件,Office应用程序,Intranet工具等。微软还为初创公司越来越多地销售Office 365。多年来,他们对协作工具进行了重大改进,并且通过从Google的G-Suite,Slack和其他创新产品中获得排队,他们设法创建了一个非常引人注目的产品,几乎提供了企业生产力应用程序和团队之间协作所需的一切只需支付相当实惠的用户许可费。此产品包括Microsoft Teams及其会议功能。因此,对于所有已经将Office365用于电子邮件,Intranet或Office应用程序的公司,一个简单的考虑因素就是已经包含了团队,而他们将不得不为其他应用程序(如Zoom)购买昂贵的用户许可证。它是组织中的每个人都已经可以使用的产品套件的一部分,这一事实很简单,这使其成为一种引人注目的选择。 Microsoft对安全性和合规性的重视还有助于将其出售给对安全性更敏感的组织。 

 

为什么现在无法与Microsoft Teams自动化会议安排: 

Zoom和提供在线会议功能的许多其他工具实际上允许您创建一个链接,该链接允许任何参与者访问虚拟会议室。由于此链接无需更改,因此可以很容易地将其发送给客户并自动执行新的会议请求。使用自动电子邮件邀请人们参加会议非常简单。非常直接地包含与Hubspot会议信息的链接,该链接也在安排会议时发出。其他工具(例如Skype)可以生成相同的通用链接,但是确实需要使用Skype帐户登录。通过提供对虚拟会议室的访问权的链接方法进行访问的不利之处在于,使这些会议崩溃非常容易。最近几个月来发生了足够多的Zoom事件,以说明为什么这是很大的安全风险。  

Microsoft与Teams采用不同的方式开会。它们使您可以在日历中安排会议。在Microsoft Teams中或通过Microsoft Outlook安排会议时,它可以为该特定会议生成唯一的链接,并将其发送给您的同事或来宾。这会更加安全,因为它会迫使您继续 每个会议是完全分开的,并且每个访问链接对于一个会议都是唯一的,但是这也使得将这些会议与其他工具(例如Hubspot会议)集成起来更加困难。可以为此创建一个集成,但是现在在2020年9月,微软 通过第三方开发使之成为可能的API调用仍处于测试阶段。这意味着,尽管开发人员可以创建一个理论上可以自动创建这些链接的集成,但由于Beta意味着可以在最终确定之前进行更改,因此尚不能投入生产。 希望我们很快会看到此API的最终版本,并且Hubspot集成将在不久后提供。 

 

如何通过手动方式将Microsoft Teams会议与Hubspot Meetings结合使用:

除了自动生成并发送会议链接之外,如果添加一个手动步骤,您仍然可以使用Microsoft 团队会议。 如果您设置了Hubspot与Office365的集成,则通过Hubspot会议工具安排的任何会议都将出现在Outlook日历中,并且也会收到一封通知电子邮件。此时,您要做的就是打开日历中安排的会议,并按顶部的“会议”按钮。链接将自动生成,然后您可以将其复制到电子邮件中并发送给潜在客户。 

在研究此问题时,我注意到很多人都在要求Microsoft提供某种关闭选项来自动生成这些链接,因此我认为Microsoft将完成其用于创建会议的API,并且会在不这样的情况下创建Hubspot的集成。遥远的未来。同时,最好的方法是对会议使用上面的手动方法,或者,如果您希望自动将Hubspot邀请中包含的计划链接,请使用Zoom,Skype或其他会议工具。 

 

微软团队会议窗口

 

 

 

 

在线会议

撰写者 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

凭借IT服务的背景,对媒体的热情以及对大多数出站营销技术的天生厌恶,我对诚实的数据驱动型营销实践产生了浓厚的兴趣。我喜欢学习,并且相信人际交流是成功的核心。作为About Inbound的顾问,我的主要活动是研究和撰写有关营销技术的文章,并协助我们的客户完成Hubspot中的技术营销任务,例如数据库维护,自动化工作流,模板迁移等。