维护Hubspot CRM健康的营销操作任务

2020年10月27日|通过 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

Hubspot CRM常常看起来很简单,但是每年都变得越来越强大。多年来,正是这种数据存储为整个HubSpot广泛的产品系列提供了强大的支持。它保存并细分了从访问者,互动到客户和公司的所有买家旅程信息。它可以支持入站和ABM策略,并可以通过其广泛的API和集成市场与Salesforce,Microsoft Dynamics CRM和许多其他平台和工具交换数据。简而言之,它是Hubspots功能的核心。没有Hubspot CRM,其他任何产品都将无用。中 入站2020 Hubspot还宣布了Hubspot CRM的许多新功能。其中之一是 创建自定义对象的能力。就定制可能性而言,这使Hubspot CRM与许多其他付费CRM平台处于同一水平,这使Hubspot作为完整的端到端平台更加有用,并使其更容易用于替换其他CRM产品,例如Salesforce或Microsoft Dynamics CRM。这给使用Hubspot和第三方CRM系统的组织带来了新的机遇。从您的产品堆栈中删除其他CRM产品意味着减少预算和减少集成麻烦。 CRM中的额外功能当然会带来额外的复杂性,这使得正确管理Hubspot CRM流程,数据和细分变得更加重要。  

您的CRM是营销堆栈的大脑和记忆| 关于Inbound

不过,确实需要对Hubspot CRM中的所有数据和细分进行适当的管理和维护。不幸的是,许多Hubspot用户从一开始就错过了正确管理其CRM数据库的机会。许多操作和 维护任务经常被错过,因为 首次使用Hubspot且数据集较小时,很难看到需要。仅当您的数据库中有足够的数据并且有多个报表和依赖于该报表的自动化时,维护数据库和保持数据集一致的价值才变得显而易见。在那个阶段,执行维护任务和程序变得更加困难,因为有很多“麻烦”需要清理。

在About Inbound上,由于CRM数据变得无法管理或报表变得不一致,我们经常被要求提供有关Hubspot CRM操作任务的帮助。通常,我们的客户通常不知道他们需要花时间在诸如重复数据删除,数据质量,属性文档或一致的分段等流程上。 结果,这些一开始就很容易实现的任务可能会变成庞大而复杂的清理操作,许多公司没有内部资源可以完成。为了帮助您了解应该在Hubspot CRM中查看的维护和操作任务的种类,我们创建了Hubspot CRM操作活动的摘要,这些摘要经常被忽略,并为您提供了一些方法。 

这篇文章是我们正在撰写的有关营销运营的一系列文章的一部分。看看 为什么我们需要营销业务以实现长期增长 了解专注于您的营销运营为何如此重要。

 

这些是您可以在Hubspot CRM中找到的数据类型:

Hubspots的CRM数据库由许多彼此相关的不同类型的记录组成,但是在基础级别上,只有少数具有多种可能属性的对象类型类型:

  • 联系人记录及其属性
  • 公司记录及其属性
  • 交易记录及其属性
  • 机票记录及其属性
  • 动态和静态列表(带有联系人记录的容器-也称为细分)和联系人视图
  • 入站2020,Hubspot释放了创建自己的自定义对象并将其也用于自动化和报告的敏捷性。这允许其他对象类型满足您组织的独特需求。 

 

您应该在Hubspot CRM中完成的主要市场营销操作任务:

Hubspot中有3种主要的CRM数据库任务类型,这些类型通常被忽略:

1. 定义数据类型和用途的任务
-例如 维护自定义属性和列表。

2.定义数据安全性的任务。
- 例如定义并维护联系人记录及其属性的安全性。

3.设置和记录数据类型或过程的任务
 - 例如定期执行维护任务,以确保维持标准和数据的质量。  

 

如何创建和记录Hubspot CRM自定义对象,属性和列表:

Hubspot为所有现成的联系记录和属性提供逻辑和标准化的命名约定,并且 它们在知识库中有详细记录。对于默认列表也是如此。这意味着Hubspot中与这些联系人类型属性和列表相关的所有内置功能都得到了很好的定义和覆盖。

尽管Hubspot提供了一种舒适的方式来使您使用其标准对象开始其CRM,但Hubspot CRM的许多功能还是在于创建自定义对象的简单快捷方式(自2020年9月以来新),属性和列表,并将其用于根据您的业务需求量身定制的自动化。许多Hubspot用户将通过以下方式自定义Hubspot CRM: 唯一清单 和属性以支持其独特的增长策略。几乎每个组织都会有自己的静态和静态 活动(动态)列表以支持其细分工作。然后,这些列表构成了将自动化应用于数据库记录组的基础。列表只能按名称标识并存储在文件夹中。它们不包含评论字段:

Organise Hubspot 清单 by name and folder - Shows new auto generated list for Hubspot 2020 ABM features | //www.qianhe56.com/blog/how-to-do-account-based-marketing-abm-in-hubspot-in-2020

该屏幕快照显示了为新的新列表自动创建的一些标准列表 2020年Hubspot ABM功能.

具有自定义的灵活性非常好,但是确保对所有自定义属性和列表使用一致的命名,并删除不再使用的自定义列表或属性非常重要。这样可以使列表视图保持整洁,并使属性易于理解。我们建议您与团队坐下来,并确保设置命名列表和属性的标准,并为属性添加明确的描述(如果它们用于特定用途)。例如,这可能属于您的销售和市场定位活动。 

对于自定义属性,Hubspot确实提供了注释字段,可以在其中向创建的每个自定义属性添加描述。我们建议您存储有关为什么,创建它的原因和创建者的关键信息:

 

在Hubspot CRM中组织属性

此屏幕快照显示了针对现成的Hubspot CRM属性显示的基本属性详细信息。

 

 

自定义对象和属性只能根据全局使用需求创建(如果可以避免,则不要为任何特定事件创建对象)。 对象定义可以存储在CRM中的核心数据类型。 (对象的一个​​示例是Contact对象)它们是在最高级别定义数据库组织的元素。今年(2020年)才可以创建自定义对象,因此,它是Hubspot CRM中的一项非常新功能。 引入新对象会带来新的复杂性。 属性还包含数据并与客户记录相关联,因此对其中许多创建可能会导致不一致的情况,从而导致混乱和混乱。在考虑创建自定义属性之前,您应该始终先验证是否有可能适合您目的的即用型属性。如果您确实创建了一个自定义属性,则应为其编写清晰的文档,并在将来可能需要使用该属性的任何人中保留其预期用途的注释。对于何时创建属性以及其用途有明确的指导原则很重要。 

同样的道理 清单。它们通常用作Hubspot自动化的标准,但并非始终需要它们。我们看到门户网站包含数百个列表,这仅仅是因为创建自动化的列表似乎很容易,而还有其他方法可以完成所需的自动化步骤。在许多情况下,可以使用Hubspot CRM中的现有属性而不是创建新的列表段来实现相同的目标。在创建新列表之前,您应该始终问自己。是否可以使用现有的属性值来限定该自动化的记录?如果您要创建的列表将用于报告,请问问自己,如果不使用自定义列表,是否无法创建报告。

为了快速检查和可视化联系人组,Hubspot提供了联系人视图中列表的替代方法:

使用Hubspot CRM联系人视图进行可视化和报告

此屏幕快照显示了Hubspot CRM中的联系人视图。过滤后的视图可以直接从该视图使用,创建和保存。

筛选后的联系人视图无法用于自动化 但您可以使用它们来创建报告。使用联系人视图而不是报表列表的一大优势是,这些筛选器不会应用于您的联系人记录本身。联系人将是列表的成员,但筛选视图不需要成员身份。因此,使用视图进行可视化和报告的一个实际优势是,您不会污染不需要的列表成员资格的联系人记录时间线。

 

如何清理Hubspot CRM列表并处理不再使用的属性:

请记住,将任务设置为在不再需要列表时将其删除(或将其移至存档文件夹)。在许多情况下,创建列表以支持活动或活动的自动化,例如具有确定的结束日期的事件。这意味着该列表变得过时,因为在活动或事件结束后的某个时刻不再需要自动化或报告。

如果该列表未处于有效使用状态,那么是时候将其删除或存档到单独的文件夹,以使其不再出现在活动列表之间。

删除列表时,您要做的只是删除一个容器。该列表中的联系人记录将保留在您的数据库中,因此不存在以这种方式丢失用户数据的风险。 

在删除列表之前,您应该检查列表是否未用作任何工作流或自动电子邮件的目标或来源,因为如果删除列表,连接的工具或报告将停止工作(如果将列表移至以下位置,它们将保持工作状态)文件夹,因此始终是保护程序选项)。幸运的是,Hubspot在列表列表中提供了有关此信息。向列表右侧看,看是否可在任何地方使用它。如果是这样,您可以单击数字以查看有关哪些自动化或报告可能使用此列表的详细信息:

在Hubspot的列表视图中(单击联系人-顶部菜单中的列表),您可以找到有多少工具在使用列表,并查看使用了哪些工具的详细信息(图片来源aboutinbound.com)

 

对于那些发现很难维护Hubspot中的列表并看到大量未使用列表的人,Hubspot还提供了一个表格,其中列出了所有列表,这些列表在任何自动化中均未使用,并且在最近一次未更新2个月。这可能是检查过时列表的一个很好的起点。请小心,因为其中一些列表可能会被我们的同事用于手动报告等。在删除列表之前,请务必对其使用进行彻底的调查!

要删除活动(动态)列表但不确定100%不确定时的一个快速提示是对它的过滤条件进行快照,因为如果发现原来的列表,则可以重新创建该列表。仍在使用。对于静态列表,此功能不起作用,因为它是某个时间点的快照,因此重新创建时,其中的某些记录可能不再存在,或者可能会填充新记录。 

Hubspot CRM-列表-如果对活动列表的条件进行记录或快照,则始终可以重新创建它。

 

 

为什么需要清理Hubspot CRM中的低质量和重复记录:

让我们看一下我们许多人在谈到CRM数据库记录时犯的一个非常常见的错误。

这是许多营销人员认为的事情:

非常高兴在我们的CRM数据库中有很多联系记录。这意味着我们手上有许多潜在客户,其中许多应该变成客户并不可避免地增加我们的收入。

不幸的是,这种拥有庞大的联系人数据库来开展业务的想法被高估了。您已设法在CRM中收集的联系人数量无关紧要。只有当他们代表可以为您提供价值的人,准备接收您的消息并且可以发展到对公司服务感兴趣的人时,它们才有用。 一切都与质量有关。

现代营销方法中定义了许多流程,例如入站营销以提高潜在客户的质量。其中许多重点在于如何使潜在客户合格,以便您知道他们是否有价值,以及如何培养他们以帮助他们朝着准备好向他们出售的目标迈进。他们的想法是指导他们使用基于漏斗,飞轮或其他策略的自动化为您服务的原因。

你可能在想 “大!那么,您为什么在市场营销操作任务文章中对此进行写作?”

嗯,尽管许多营销团队拥有完善的销售线索生成策略和销售线索评分系统,但现代营销的本质以及许多转换途径是您的数据库充满了来自许多不同来源的联系人。有离线资源,例如事件列表或与您的销售代表的电话交谈,可以生成联系人。然后,您拥有所有不同的在线资源,从社交媒体到广告系列,在线事件,博客,电子邮件和视频营销。所有这些线索生成活动可以具有不同的转换点。有聊天机器人,CTA,视频表单,登录页面,excel电子表格等。事实上,可以从所有这些不同来源创建您的联系记录,这意味着存在很大的错误余地,很难控制何时这些记录被创建。大量的输入不可避免地意味着您的CRM数据库中充斥着许多低质量和重复的联系记录,以及您的营销销售和服务团队产生的所有重要线索。 

您应该执行2个关键的营销操作任务,以清理Hubspot CRM中的这些低质量的联系记录。

 

如何处理Hubspot CRM中未参与的联系人:

随着时间的推移,已填满您的CRM数据库的大部分联系记录可能永远不会进入销售。他们可能已经进行了潜在客户培养活动,但是在最初的转化进入客户关系管理数据库后就再也没有与您的品牌互动。他们提供的电子邮件地址可能包含拼写错误,或者更糟的是,他们只是对可以获取的联系方式作为回报感兴趣,并故意填写了虚假或不完整的地址。

有许多系统可以衡量联系人的质量并考虑其参与度。尽管在电子邮件和灰色列表的情况下主要涉及未参与的联系人,但实际上,将这些联系人包含在数据库中的含义更加全球化。 随着您的联系人数据库的增长,您的组织将支付更多的订阅费用。您在自动化中的这些联系人上花费时间和资源只是为了最终对您的品牌造成损害。简而言之–您需要确保从活动数据中删除这些未参与的低质量联系人记录。 Hubspot刚刚发布了一些有关电子邮件列表质量的内容。你可以在这里找到它: //knowledge.hubspot.com/email/how-to-clean-up-your-contact-lists-to-improve-deliverability 

由于每种业务模式都是不同的,并且每种产品或服务的购买者的旅程时间都不同,所以没有一种适合所有过程的联系人记录清理方法。有许多不同的标准需要考虑,例如联系人是否已经是客户。他们可能在什么时候停止与您的内容等互动。我们写道 扩展博客 有关如何处理这些低质量的联系记录的信息,可用于创建适合组织特定需求的计划: //www.qianhe56.com/blog/how-to-find-and-deal-with-unengaged-contacts-in-hubspot

 

如何清理Hubspot CRM中的重复联系人记录:

Hubspot CRM中另一个烦人但非常重要的任务是摆脱重复的联系人。联系人重复是最糟糕的数据类型。它们通常是需要合并的部分记录或根本没有用的记录。这可能是由于自动化错误或从脱机来源意外导入列表造成的。它们经常大量存在,对您的营销渠道毫无作用。

直到今年(2020年),在Hubspot CRM中删除或合并重复的联系人记录都非常困难。您已经导出了这些列表,然后经历了一个棘手的手动删除过程,并留有很大的人为错误余地。幸运的是,Hubspot已经意识到这些清理工作的重要性。现在,他们使为专业和企业级客户消除重复数据变得更加容易。自2020年6月以来,有一种特殊的工具可以查看重复项。我们将在此上撰写完整的指南,并在此处链接。同时,看看 这个Hubspot博客文章 看看它是如何工作的。

如果您在营销活动中遇到个人记录,也可以合并单个记录。看一下 这个帖子 看看它是如何工作的。

我们建议您定期留出一些资源,以确保将重复联系人和未参与联系人的数量保持在最低水平。

Hubspot CRM重复联系人复查窗口使您可以选择保留为主记录的联系人。它将从您要删除的记录中接收任何数据,这些数据将合并到此联系人中。

 

如何处理Hubspot CRM数据安全性和访问控制:

尽管在Hubspot客户群中对隐私和安全隐患的意识日益增强,但似乎仍有许多人在访问其Hubspot CRM数据时并未明确定义安全策略。 Hubspot工具缺乏一致的访问控制流程,使这些组织面临巨大的安全和隐私风险。如果组织因安全漏洞而受害,而该安全漏洞影响了其联系人的私人数据,那么损害可以立即消灭建立优质品牌的所有辛苦工作。它可以消灭收入流,并处以巨额罚款。我希望这可以帮助您了解作为Hubspot CRM操作任务的一部分,拥有清晰,一致的安全性和隐私策略的重要性。 

良好的安全性在于意识,流程的一致性和明确的职责。幸运的是,这些过程的基础不必太复杂。通常只有几个小时的时间就足以制定出一致的安全策略。复杂性取决于组织的规模以及可能需要访问数据库的人员的多样性,因此,您等待实施一致的访问控制策略的时间越长,获得的难度就越大。 这对于实施策略尤为重要,因为您将不得不与不同部门合作来划分职责,并使他们理解和减轻风险,并且您还需要组织法律/人力资源部门执行任何此类策略。

每个人都必须了解访问控制过程 在团队中正常工作。那么非常重要的一点是,使基础知识保持简单而具体,以便组织中的每个人都可以了解其实现方式和维护方式以及维护方式。我们在这里建议的策略不必仅限于Hubspot CRM。它可以应用于您所有Hubspot工具的安全性。

为了确保您具有基本知识,我们建议您花些时间来理解和定义以下支柱:

客户关系管理操作如何影响trus

1. 请注意任何创建的用户对您的Hubspot CRM记录具有的默认权限,以及这对联系人安全性的影响。

  • 了解新用户获得的默认访问权限,并避免创建单个用户权限。  

2. 创建预定义的用户角色和团队以用作模板:

  • 为所有用户角色创建模板并进行文档记录。使用用户管理中的团队来限制他们对Hubspot CRM客户端数据的所有访问。始终尽可能限制访问。

3.定义谁将实施新的访问请求以及谁负责提供批准:

  • 创建围绕创建新用户并管理他们对Hubspot CRM功能和数据的访问的过程。定义谁需要批准和实施这些请求。 

4.将此流程传达给组织中处理或负责任何CRM数据的所有成员:   

  • 记录您的批准和实施过程,并与将与Hubspot工具一起使用的每个人共享此过程,以免混淆该过程。 

5.定义对Hubspot CRM的访问权限的审查期限和撤销时间: 

  • 确保为临时帐户或项目帐户制定了相应的程序。将到期数据作为批准过程的一部分。确保已检查活动用户,以便只有活动用户帐户才能访问Hubspot CRM。

6.为所有Hubspot CRM用户启用多因素身份验证:

  • 设置和记录这非常简单,但是又增加了一层安全性和数据保护。跟随 本指南 进行设置。 

 

总结:设置好这些任务 建立并维护您的Hubspot CRM联系人数据库,并列出:

  • 从活动数据库中删除不需要的低质量联系人。
  • 处理未参与的联系人。
  • 存档不需要的列表。
  • 设置属性和列表的命名约定
  • 查找并解决低质量联系人的来源。
  • 创建访问Hubspot CRM功能和客户端数据的过程,以控制记录的安全性和隐私性

最重要的是...对这些过程进行文档记录和通信,以便您可以始终如一地保持物品清洁!

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撰写者 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

凭借IT服务的背景,对媒体的热情以及对大多数出站营销技术的天生厌恶,我对诚实的数据驱动型营销实践产生了浓厚的兴趣。我喜欢学习,并且相信人际交流是成功的核心。作为About Inbound的顾问,我的主要活动是研究和撰写有关营销技术的文章,并协助我们的客户完成Hubspot中的技术营销任务,例如数据库维护,自动化工作流,模板迁移等。