如何通过有效的在线会议,培训和活动取得成功

2020年6月17日|通过 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

您如何使在线会议,培训或活动最适合所有与会者?

在深入并选择此工具之前,问自己这个问题非常重要。如果在切换到在线会议,准备网络广播或创建该在线培训之前没有给予足够的考虑,您可能会很难满足与会者的要求并实现目标。这可能意味着临时实验之间的区别,在临时实验中,您的努力仅是因为没有其他亲身选择,然后才被人们见识,从而有可能通过亲临会议代替所有技术而很快放弃,而真正地拥抱可能我们可以使用的所有技术,可以使您和您的组织向前发展。

我并不是在建议您在不需要时将所有个人互动替换为在线活动和培训,而只是将这些联系方式结合起来,以便您可以创建多样化且舒适的渠道来与许多人联系情况,并充分利用每个人的宝贵时间。 

这是3部分系列的第2部分,我们尝试提出并回答更高级别的问题 有关如何使用在线工具进行会议,培训和网络研讨会的信息。  在第1部分中,我们了解了在线连接的主要功能是什么以及有什么好处。在这一部分中,我们将研究如何优化这些优势,使它们从一开始就尽可能地成功。 

最大限度利用在线会议和培训的优势的技巧:

DSC_2582

即使您从在线连接中获得了所有好处,也不能否认使用在线工具代替与您的听众或同事进行在线交流会带来根本不同的体验。我强调的优势 在我以前的文章中,从根本上讲是逻辑上的优势。它们可以弥补我将在以后的文章中讨论的一些缺点,但是要平衡平衡于支持在线工具,您必须确保使其有价值。在线连接的缺点主要是情感上和道德上的,这是因为“亲密感”的丧失和通过技术交流带来的共享空间的丧失。为了使您的在线会议和培训令人难忘和有用,您需要尝试并优化这些技术 优点,同时减少缺点。不要忘记在线会议,网络广播的功能 如果您学会了正确使用事件工具,那么事件工具只能提供许多这些优点。 

充分利用在线活动带来的灵活性:
20200131_182206

想一想您如何将自由地随时接受会议的自由转变为与客户或团队更加灵活,并消除所有人聚在一起的磨擦。给您的员工更多的会议机会。尽管如此,请不要忘记保持平衡并保护您的个人时间。这样做的想法不是因为您可以做而更多地工作,而是因为您不必花时间一起去一个房间而变得更加灵活。 您可以通过多种方法使自由和灵活性更好地适合每个人。这一切都从准备开始。除了在参加或举办在线活动时通常需要进行的研究或演讲准备工作之外,您还需要 多想想您在哪里参加或进行培训,会议或活动。听起来不合常理,当与会人员不需要与您同在时,您将不得不在空间上花费更多的时间,但这有以下几个原因:

-由于您没有共享用于开会或培训的物理房间,因此您很可能会位于并非为此目的而建的位置。 

-由于您和您的参加者在您的实际位置上共享的空间不同,因此无法充分了解周围的事物, 在您交谈时,他们在后台听到和看到的内容更难以接受或忽略。 

-不共享您实际位置的与会者对环境中发生问题的同情程度会降低,因为他们对这种情况的了解也较少。  

这些因素使得明智地侦察和选择您的位置非常重要。让我们看看要考虑什么:

选择一个舒适的地方参加或进行活动:

DSC_2626

听起来似乎很明显,您应该在上网之前选择一个合适的地点,但是它常常被忽略。不要让您自由参加在线会议或在任何地方进行培训都妨碍您选择合适的参加地点。无论您是亲自见面还是通过音频和/或视频链接见面,舒适感都意味着有意义和成功的会议与令人厌烦,沮丧和无用的会议之间的区别。 在会议开始之前要花一些时间来考虑您的位置以及背景噪音和运动对您的影响,这一点很重要。检查您是否可以找到视频链接不会给您带来非常忙碌或不合适的背景的地方。确保您的位置对要参加的活动足够私密,并且背景噪音不要很大。进行或参加会议时,在相机图像的背景中出现背景噪音或大量移动的情况,充其量会分散其他与会者的注意力,最坏的情况是会使整个事件变得毫无用处。最后但并非最不重要的一点是,确保您有一个舒适的座椅,以及与活动进行互动的舒适方式。尽量不要被那个服务员问你三次,是否想要在您要在在线活动中回答一个复杂而个性化的问题时再喝一杯咖啡或那群大声的游客进入您的音频或视频提要,而被他们抓住。

 电源提示:

如果您打算在您选择的位置使用视频,请考虑使用照明:

  • 确保选择一个没有强光的地方,例如阳光直射或不整形 灯泡等。如果您身后有更强的直射光,则您看起来会被洗掉,脸部会被遮盖,并且镜头眩光会使图像变得非常刺眼。即使是最好的相机也无法应付这种类型的照明。理想情况下,选择一个光线均匀的地方,您面前的光线要多于后面的光线,或者至少不要有来自后面的直接光线。
  • 确保该位置不要太暗,以免相机产生清晰的图像。 

通过在活动开始之前检查互联网连接,提高培训或会议的舒适度和质量:
移动互联网升级屏幕

仅仅因为您可以在许多地方建立连接并不意味着它具有足够快的可靠性就可以在任何地方进行或参加舒适的会议或培训。不要忘记“寻找”您将要参加的活动的地点,并确保您将要使用的设备上具有可靠且足够快速的互联网连接。当您主持会议时,这一点尤为重要,因为作为演讲者,大多数注意力都将集中在您身上。判断中的一个常见错误是人们知道来宾互联网速度很快,但他们忘记在连接终止之前检查是否存在数据限制或时间限制。有时在酒店或联合办公空间中这是很常见的情况,并导致许多会议在此之前提前终止 预期。确实 如果您必须在对提供的Internet连接几乎没有控制的公共场所进行会议,则最好记住B计划。 

 电源提示:

如果必须在互联网速度慢或不可靠的位置举行会议,请考虑以下事项:

  • 如果不需要,请关闭视频。这样可以最大程度地降低所需的连接速度,并可以帮助您提高连接的稳定性。 
  • 如果您必须从连接未知或不可靠的位置参加会议,请在会议开始时提及连接可靠性可能存在的问题,以便与会人员知道。如果确实发生这些问题,这将使他们更加宽容。 
  • 在公共场所或在旅途中的在线活动期间,如果有什么需要介绍的内容。考虑在活动开始之前与您的一位同事或参与者进行讨论,以便他们可以加入并向您展示,或者在连接问题阻止您这样做时引导人们获得信息。提一下您可能有问题,如果您在在线会话开始时遇到问题,谁会加入,以便每个人都知道这可能事前发生。 

 

通过以最佳方式选择和使用设备和应用程序来优化音频和视频以及互动质量:

女人调整麦克风

实际上,为在线活动选择合适的设备背后的考虑因素和理由实际上可能是一个完整的话题,因为它很大程度上取决于您打算在何时何地使用它进行会议,以及是否将其用作与会者或演示者。出于可读性的目的,我将在此处简要提及最重要的注意事项。当您考虑使用设备参加在线会议或活动时,您应该问自己:

在线会议的设备清单:

☐我的设备是否配备了足够高品质的麦克风和摄像头,以使我的声音清晰易懂且图像清晰可见?
☐我可以在在线活动期间舒适地使用设备吗?如果没有,我应该投资购买哪些配件以方便放置?
☐我希望在旅途中或在公共场所使用此设备进行在线会议吗?
☐我的设备是否支持我将要参加这些会议的地点使用的所有WIFI标准? 如果您依靠手机进行连接,则Wifi有多种标准需要考虑,移动互联网也有多种标准,因此,如果您计划在公共场所或旅行时召开会议,这是一个非常重要的考虑因素。

在参加使用音频和视频的在线会议之前,您应该始终测试声音和浏览设备的方式。进入会议之前,至少应使用大多数在线会议或网络广播工具提供的音频和视频测试功能。通常只需不到一分钟的时间即可完成,但可以带来很大的不同。它将向您显示其他参与者的外观和声音,并允许您根据需要更改麦克风的音量或摄像头角度。 

确保您熟悉  在线活动开始之前,请使用在线会议工具。作为与会者,在会议开始之前进行10分钟的测试和使用该工具的过程将帮助您了解该工具的期望。特别是如果您以前从未使用过该工具,或者您不经常使用该工具。如果您了解诸如以下的基本知识,那将非常有帮助:

在线会议的会前检查清单:

☐如何静音/取消静音麦克风?
☐虽然有一个公共的聊天窗口,但如何向其他与会者发布消息?
☐活动期间如何打开或关闭相机?

如果您在活动中进行演示,则至少在首次演示之前使用该工具进行测试会议是有帮助的,这样您就可以了解其工作原理及其局限性。例如,如果这是您第一次进行缩放会议,则可能不知道 免费版本的会议限制为45分钟。 好的在线演示者应该对参与者有足够的舒适感,以帮助他们对如何使用在线工具有疑问。 如果你舒服 使用该工具并可以帮助您的参与者适应它,您将获得他们的更多信任,并减少在技术问题上浪费的时间。  

当您进行或参加在线活动时,请不要通过使用麦克风质量不佳和摄像头质量不佳的硬件而产生摩擦。使用内置的通话耳机,以避免其他参与者的声音通过设备的扬声器在您的位置周围跳动(尤其是在公共区域)。如果在会议期间使用扬声器,尤其是在嘈杂的环境中,您通常会听到可怕的声音回声或音频质量下降。 如果您的参与者意识到自己的声音被公开听到,或者看到别人不认识的人在您身边走来走去,这将影响他们的信任,并使他们感到自己的谈话不是私人的。这会立即破坏事件的有用性。因此必不可少的是,尤其是在嘈杂或公共场所使用质量好的耳机。它还具有将麦克风靠近您的嘴的好处,这意味着它将以更清晰的方式捕获您的声音并捕获较少的背景噪音。  
 
电源提示:

  • 使用为高品质相机提供良好麦克风的设备。
  • 切换到高质量的耳机,并尽可能避免使用扬声器,尤其是在公共场所或在使用扬声器时遇到回音时。

 

作为在线演示者或老师,如何充分利用共享聊天和其他笔记:

能够在屏幕上共享笔记或白板非常有用。如果您充分利用此功能,它将使会议更具互动性。但是,您应该注意不要浪费时间在“旁注”上,值得考虑的是,培训或会议的哪些部分会受益于使用白板或共享便笺。如果管理不当,则通过聊天或白板共享信息而产生的交互性可能会非常分散注意力。在会议开始时与参与者简要讨论,会议或培训活动的哪些部分是通过聊天共享白板文档或笔记的最佳时间。这样可以使事情井井有条,井井有条。事实之后,它将使笔记变得更加有用和可用。 拥有一个额外的交流渠道是很棒的,但是每个额外的渠道都应得到管理,以便所有交流以一种凝聚力和可理解的方式进行。

 演示者的电源提示:

  •  您将使用哪些渠道进行共享。例如通过共享聊天记录; 共享白板;共享文件。
  • 在会议期间,您打算方便共享便笺或文档。 

 如果您的在线活动是预定的培训或网络广播,请考虑在活动开始之前将此类信息添加到您的日程表或程序中,并将其发送给您的参与者。 

 

向参与者定义是否以及如何使用在线会议或培训中的语音,视频和聊天记录:

变焦记录

在触摸该记录按钮之前,您应该确定是要记录在线事件,培训还是会议。 如果您选择录制会议,那么将向哪些观众回放?它是仅由内部员工查看还是与更广泛的公众共享。您共享录音的范围越广,在会议期间您将需要越仔细和正式,以确保您的与会者和以后的观众都乐于参与或查看内容。 

重要的是,如果要记录在线事件以及如何使用该记录,请在在线事件开始之前让参与者知道。这对于公共活动尤为重要,因为您需要考虑欧洲之类的事情 GDPR隐私法规。花费一点时间来创建一个策略文档,概述记录数据的存储和使用是值得的。至少要确保您的参与者知道您的在线活动将被记录下来,并请他们提供某种形式的同意。如果您在会议期间或之后等到参与者发现您的活动被记录下来,这可能会对信任产生严重影响,或者记录变得无法使用。在最坏的情况下,它甚至可能导致向监管机构投诉隐私,并可能面临巨额罚款!

还考虑是否需要共享录制的在线事件中引用的任何其他资产。无论使用的是外部报告,培训材料还是演示文稿,会议记录中都可以使用这些内容时,这将有所帮助。别忘了,如果录制的是视频,则在活动期间共享的任何链接或交互部分都无法单击,因此应将其单独包含在播放内容的页面上,并清楚地参考内容的各个部分。记录他们所涉及的。最后,如果其中任何材料属于第三方,请不要忘记考虑版权。  

 

考虑如何将在线会议和培训整合到业务结构中:

在线会议和培训所提供的灵活性可以使他们成为完成事情的非常实用的助手,但这并不意味着您必须拥有更多的机会。 平衡会议数量与尝试实现的主要目标是一个好主意。

如果您使用在线工具进行商务会议,则值得考虑 它们适合您的整体策略和目标。您还应该考虑到并非所有会议都是平等的。评审会议的目的与实现目标的业务会议的目的不同。 产生可行想法或帮助您的团队完成工作的研讨会将增加更多直接价值 然后是纯粹的理论介绍。重要的是要紧紧抓住所有这些,并考虑每个因素如何为您的团队生产力或部门目标做出贡献。请为事件定下时间表,并根据实际获得的收益和使用来分配时间。 

由于在线会议,培训和活动带来的成本降低和灵活性的提高,在这种情况下,您和您的与会者所花费的时间很可能是您最“昂贵”的资源。花点时间考虑一下您为什么进行这次会议以及持续多长时间,并确保每个人都为内容和持续时间做好准备,可以确保每个人都能从这项投资中获得最佳结果。 

 

战略 | 远程培训 | 工作坊 | 在线培训 | 在线会议 | 远程会议

撰写者 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

凭借IT服务的背景,对媒体的热情以及对大多数出站营销技术的天生厌恶,我对诚实的数据驱动型营销实践产生了浓厚的兴趣。我喜欢学习,并且相信人际交流是成功的核心。作为About Inbound的顾问,我的主要活动是研究和撰写有关营销技术的文章,并协助我们的客户完成Hubspot中的技术营销任务,例如数据库维护,自动化工作流,模板迁移等。