4个关键特征&在线会议,培训和活动的优势

2020年6月17日|通过 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

现在,全世界正在逐渐在线上替代Covid19大流行期间的亲身接触,因此,关于如何采用所需工具以及如何有效使用这种连接方式的问题浮出水面。我注意到,目前正在写大量有关如何使用在线工具的实用内容,但是很难找到有关 制定有效策略的方法是进行高质量的会议或在线培训。有关如何最大程度地减少在线培训和开会的不利因素的信息 会议也很难举行。在这个 关于在线会议,培训和活动的3部分系列,我将尝试解决其中一些更深层次的问题。我们将从定义关键功能开始,并在本文中了解它们的优势。在第二篇文章中,我们将探讨如何充分利用优势,从而从移动中获得最大价值。 您在网上发布的活动以及最后一篇文章中,我将讨论一些不利因素以及如何应对它们

为什么您应该阅读有关在线会议功能和策略的信息,而不仅仅是操作方法:

在About Inbound,我们在进行在线会议和培训方面拥有丰富的经验。 我们为客户提供的服务中有90%以上是在线完成的。我们的工作范围从入站营销项目到协助Hubspot维护和迁移,再到教练和培训,甚至管理部门。 由于我们与之合作的组织具有国际性,因此我们无法与许多客户面对面交流。我们的服务销售,交付和售后服务通常通过在线工具进行。由于我们在使用各种类型的在线会议工具方面的经验,我们 与客户建立联系的方式可以非常灵活。我们允许客户选择自己喜欢的会议渠道和工具,以便他们在联系时尽可能舒适。这意味着我们正在不断学习新工具和功能,并亲身体验这些工具的优缺点。 

在为客户提供支持和管理IT基础架构的IT服务期间,我了解了技术如何实现出色的在线会议,以及实施不当的工具或设备和程序问题严重阻碍了生产力,从而导致许多其他挫败感。在许多情况下,当团队被要求从亲自连接转换为在线会议工具时出现的问题 实际上是由经理和IT部门在实施这些工具的技术方面忘记了用户体验和看法引起的。 当团队不了解为什么有些东西可以增加价值或  how, they 不会有兴趣学习有效使用在线会议或培训工具所需的技能。 这是我们希望这些职位可以提供帮助的地方。 

首先,让我们看一下可以使在线会议,辅导和培训成为亲自会议的绝佳替代品的主要好处。 

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在线会议和培训工具的主要功能及其与面对面选项相比的优势:

在线活动的一些优势最近变得十分明显。首先,   如果您不必亲自与他人接触,便无法感染他人,例如COVID19。第二,您可以继续与同事或听众保持联系,而无需与他们共享空间。采用这种工作方式的人还没有考虑很多其他优点。以下列出了我们发现进行在线会议和培训对我们的业务具有的主要优势:

1.可以在任何地方通过在线工具与客户或同事会面:

此功能似乎很明显,但是您不必去任何地方,而且无论身在何处都可以结识客户,这一事实带来了一系列其他优势:

-在线会议可以节省时间,从而提高工作效率。

如果您不必往返于每个地点,则可以一天之内与更多客户联系。如果您和他们不必往返于诸如办公场所之类的中心地点,则一天之内可以结识更多的同事。可以节省旅行时间。尤其适用于有较大观众的会议或活动。 

-在线会议可提供更大的灵活性。

您可以在旅途中与客户和同事互动,从而使他们动态地适应其他活动。这种自由为您在工作时间内提供了更多可用时间。您可以从任何地方通过Internet连接进行会议,因此可以在您不得不亲自见面的时候进行联系。这带来了许多可能性,因为它使跨时区和远距离的业务变得更容易。  

-0nline会议更方便

与必须前往某个地点相比,接受传入的会议请求要舒适得多,快捷得多。这降低了开会的障碍。 这可以对销售会议产生巨大的积极影响,因为当您可以在线与潜在客户见面时,无需花费很多时间和精力亲自与潜在客户见面。您的客户或同事在在线会议时也可以更加灵活,使他们加入会议更加方便。 

-在线会议可以提供更多的舒适感。

与会者可以从自己选择​​的地点开会,而不必去较不方便或不舒服的地方。在选定的环境中保持舒适度通常会对人们的态度产生积极影响,并且可以使在线会议变得更加非正式。 

-使用在线会议代替亲自会议可以降低成本。

您不必支付会议室,培训室的费用,也不必在营业场所占用宝贵的空间。尽管您可能需要花费一些金钱和资源来确保您的参与者可以访问正确的应用程序和设备,但是随着时间的推移,节省的费用将大大超过使用和维护这些工具的成本。 

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2.使用在线会议或培训工具,您可以实时保留和共享数字笔记:

各种在线会议或网络广播平台的主要优点(但有时却被忽略了)是它们允许进行音频和视频聊天以外的交互。它们通常提供一个公共的聊天窗口,所有参与者都可以共享书面的即时消息和文件。与亲自培训相比,这可以提供一些主要好处,因为它鼓励“房间”中的每个人分享他们的观察结果。以下是数字共享便笺带来的一些主要优点:

-在线会议和会议工具使人们可以直接进行交互,而不必通过聊天进入“房间”的前面。

在会议或培训中拥有中央聊天窗口通常不会被认为是什么特别的事情,但实际上,这是使内向与外向的与会者之间的竞争环境保持平衡的主要优势。在普通的聊天室中写东西的情感障碍要比在物理空间表达意见的情感障碍低得多,在物理空间内向型人通常不容易引起注意。当许多害羞的人不在同伴间时,他们已经对参与语音对话感到更加自在。拥有聊天频道可以使他们进一步克服障碍。 

 -大多数在线会议和网络广播工具都允许您保存整个对话,包括书面和书面笔记

许多会议和会议平台都允许您共享屏幕或在共享的虚拟白板上绘图。这些工具中的大多数还允许您共享演示文稿,有些还允许您在会议期间打开电子表格或其他文件之类的文档并与之一起工作。这可以带来极大的好处,因为您实际上可以详细介绍并在那里完成任务,然后再不只是谈论任务并指派参与者或员工稍后再去做。会议结束后,您还可以随时查看所有笔记及其上下文。  

-在线会议或培训工具使您可以更灵活地接收和向参与者提供反馈。 

因为大多数在线会议,网络广播和会议 文件和聊天记录可以自动保存,可以更轻松地跟踪要点,还可以提供和获取有关所讨论主题的反馈。这可以帮助您处理活动结束后参与者可能遇到的问题,因为您可以参考笔记,其中他们可能会丢失他们所寻找的信息。这使我们进入了在线会议工具的第三个主要功能: 

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3.许多在线会议或培训工具可让您在一个时间范围内录制语音,视频,聊天和其他活动,以备后用:

在线会议和会议工具的一项非常强大的功能。特别是当您以这种方式提供研讨会和培训时,是因为它们允许记录整个会议,包括整个音频和视频时间轴。这样可以进行一些非常强大的重定位,使您可以在事件发生后将事件或培训变成多种资产。 

-会议记录可用于参考并提供注释的上下文。 

您是否曾经回顾过会议或培训中的笔记,却无法充分理解您写下的重点?想象一下,当您记下笔记时,能够倒带并回复一点,并准确查看上下文是什么。这为所有参与者的记忆提供了非常有力的帮助,并且可以使有权访问记录的参与者回溯并准确记住上下文。

-培训记录可以在线共享,也可以重新用作营销材料。 

您可以使用培训或网络广播录制进行的另一项强大功能是与您的业务受众共享录制。如果是公司会议,则可以将记录发布到Intranet。如果这是团队会议,则将其发布到您的团队工作空间;如果这是外部客户的网络广播,则通过YouTube等视频平台和/或您自己的网站将其发布给您的听众。 看看我们为此创建的关于入站的博客文章。它是在一次销售活动之后创建的,我们在Hubspot的欧洲总部为初创公司举办了一个关于内向销售的研讨会。通过缩放在线会议工具,既可以与会议室中的观众进行互动,也可以与在线观众进行互动。我们在房间里添加了一个摄像头,然后围绕事件创建了一个视频。然后,Hubspot将这些研讨会视频分享给了初学者。然后,我们重新调整了音频,视频素材,缩放记录和原始演示的用途,以创建营销资产。产生的资产包括用于播客风格收听的单独音频记录。演示文稿中的各种图像以及贯穿博客的文章。几乎所有创建和记录的演示材料都已重新调整用途并投入使用。他们与所有参与者共享,并提供了一系列有益于Hubspot和About Inbound的营销资产。 凭空的想象力和创造力,重新定义内容的目的是无限的。 

-在线培训课程可以重新定位为您的员工或客户的自定进度培训

在大约Inbound,我们经常向客户提供所有使用的培训材料和研讨会记录的副本。这使他们在培训新员工时可以重用这些资产。您可以通过重新设置网络广播,集思广益会议和在线研讨会录音来构建整个培训课程。例如,考虑一下重新利用团队会议中的某些内容如何有助于新员工培训。 如果您使用团队会议中的一些内容来讨论和创建团队程序并将任务定义为新员工培训,那么您会节省多少时间,您会感到惊讶。这不仅节省了时间,而且还使您的新员工可以看到组织内部教学工作的原理 不仅要怎么做,还要为什么要这样做。

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4.使用在线会议和培训工具,您可以清楚记录结果和进度:

使用在线会议/会议和网络广播应用程序的另一个大优点是,这些应用程序中的许多提供了与其他平台的集成选项。其中有很大的隐藏功能,因为现在可以将会议或培训从字面上集成到使您实现业务目标的流程中。您无需处理每个会议的结果,并且无需花费额外的时间将结果映射到各种系统(如果这些系统已经直接与会议应用程序集成在一起)。 这对于使用  Agile and 基于入站的框架,其中连续的反馈循环需要定期聚会以检查SMART目标的进度

-在线会议工具可以与从生产力,CRM或HR应用程序到学习管理的任何内容集成  platforms (LMS)

例如,Hubspot有许多强大的集成可能性,包括几个在线会议或网络广播应用程序(例如Zoom)。这些可让您安排与联系人的会议, 跟踪出勤率和其他几个重要属性,直接记录到您的CRM记录。您可以找到有关其工作方式的信息 这里.

 

这篇博客文章是 有关在线会议,培训和活动的系列。本系列的下一篇文章全部关于如何优化策略以最有效的方式进行在线会议,培训和活动: 如何通过优化进行在线会议和活动的方式获得成功

资源:


注意:请分享您的经验和教训

我很乐意听见您对使用在线工具进行会议,培训和活动的想法。 什么 的优点和缺点  are you uncovering?  您在寻找新的机会吗?  在下面的评论中让我知道💇

 请在下面发表评论,并让我知道,以便我们可以在这段时间内互相学习。  

 

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撰写者 亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

亚历克斯·曼皮里(Alex Mampieri)

凭借IT服务的背景,对媒体的热情以及对大多数出站营销技术的天生厌恶,我对诚实的数据驱动型营销实践产生了浓厚的兴趣。我喜欢学习,并且相信人际交流是成功的核心。作为About Inbound的顾问,我的主要活动是研究和撰写有关营销技术的文章,并协助我们的客户完成Hubspot中的技术营销任务,例如数据库维护,自动化工作流,模板迁移等。